Kā efektīvi nodrošināt datu aizsardzību papīra formā?

Pēdējo divu gadu laikā, kopš GDPR (vispārīgās datu aizsardzības regulas) stāšanās spēkā, mēs daudz runājam par elektronisko datu aizsardzību, dodam atļauju izmantot mūsu personīgos datus vienā un otrā datu bāzē, elektroniski un ar parakstu apliecinām savu piekrišanu. Bet vai esam domājuši, kā pasargāt tos sensitīvos datus, kas ikdienā nonāk uz papīra, kura tālāko ceļu patiesībā nemaz nevar tik viegli izsekot brīdī, kad iemetam to atkritumu urnā vai nododam iznīcināšanai vai otrreizējai pārstrādei ārpakalpojumā? Augstākminētā regula attiecas arī uz tiem datiem, kas tiek drukāti uz papīra, tāpēc iepriekš pieļaujamā prakse – izmest sensitīvu informāciju saturošus dokumentus atkritumu urnā – būs ļoti riskanta un var nākties sāpīgi atbildēt likuma priekšā. Šī iemesla dēļ ikvienam uzņēmumam ir jārūpējas, lai biroja vidē būtu papīra smalcinātājs.

Sodi par informācijas noplūšanu ir ļoti bargi, tāpēc uzņēmumiem būtu jādomā ne tikai par atbilstošas tehnikas iegādi, kas kvalitatīvi sasmalcina fiziskos datu nesējus, bet arī par stingru iekšējo procedūru ieviešanu, jo aiz katra darbinieka vienmēr atrodams tā saucamais cilvēciskais faktors un sava darba kultūra.
Lai uzņēmums pasargātu sevi no nevēlamām problēmām, kas var ne tikai izmaksāt dārgi, bet arī negatīvi atsaukties uz uzņēmuma reputāciju, ir būtiski ieviest stingras iekšējās kārtības normas un prasības. Daži ieteikumi, kā veidot apzinātu ikdienas atbildību kolektīvā, veicinot ikdienas papīra izdruku iznīcināšanas procesu.

1. Stingri un precīzi, vēlams rakstiski, norādījumi: papīra dokumentus atkritumu urnās nemetam, darba dienas beigās visas nevajadzīgās izdrukas tiek sasmalcinātas! Šo noteikumu noteikti iekļaujiet iekšējās kartības noteikumos, ko paraksta katrs darbinieks, bet kā atgādinošo elementu izvietojiet rakstiski ofisa telpās.

2. Iedibiniet iekšējo normu: darba galdam pēc darba dienas beigām ir jābūt tīram, sakārotam un atbrīvotam no jebkādu dokumentu klātbūtnes (tas palīdzēs neuzkrāt un neaizmirst liekas izdrukas, bet radinās pie zināmas ikdienas rutīnas – cilvēku paradumi ir dažādi, bet uzņēmums var noteikt savu iekšējo obligāto kārtību, kas darbiniekiem kļūs par ikdienas prasību).

3. Smalcinātāju novietojiet pieejamā un ērtā vietā. Ja birojs ir plašs, noteikti jāapsver vairāku smalcinātāju izvietošana telpās, jo došanās uz citu stāvu, kur atrodas grāmatvedība un smalcinātājs, nemotivēs darbiniekus to ieviest kā ikdienas rutīnu. Bet ja darbiniekam smalcinātājs vienmēr būs pa ceļam, tas pamazām izveidosies par zināmu darba dienu noslēdzošu rituālu – aizveru datoru, sakārtoju galdu, izslēdzu galda lampu, paņemu nevajadzīgos dokumentus un pa ceļam uz izeju palaižu tos smalcinātājā.

4. Izvēlieties savam birojam kvalitatīvus smalcinātājus, kas padarīs procesu gan efektīvu, gan ātru. Pirmkārt, svarīgi, lai smalcinātājs tiek galā ar liela apjoma dokumentiem. Otrkārt, ir vērts izvēlēties vismaz vienu ļoti augstas kvalitātes smalcinātāju, kas spēj smalcināt ne tikai papīru, bet arī optiskos datu nesējus (CDs, DVDs utt.), magnētiskos datu nesējus (kredītkartes, disketes utt.), elektroniskos datu nesējus (atmiņas kartes, kartes ar mikroshēmām utt.), datus samazinātā formā – mikrosifēs un filmās, kā arī elektroniskās atmiņas – elektroniskās kartes, SSDs, viedtālruņus un planšetes.