Полностью оцифрованный бухгалтерский учет - мечта или реальность?

В январе 2022 года вступил в силу новый «Закон о бухгалтерии», заменивший «Закон о бухгалтерии», принятый почти 30 лет назад. Конечно, вступление в силу нового закона не меняет основных принципов и требований к ведению бухгалтерского учета - в отчетности по-прежнему необходимо отражать каждую операцию, приводящую к изменению состояния имущества, и давать компетентной третьей стороне четкое представление о каждой сделке. С принятием нового закона перед каждым предприятием открывается ряд возможностей стать более эффективным, используя цифровые инструменты и инвестируя небольшие суммы в оптимизацию процессов, которые принесут выгоды в долгосрочной перспективе.

С чего начать?

Для того чтобы компания могла организовать свой учет полностью в цифровом формате, сначала необходимо создать цифровую среду, в которой будут храниться данные. Закон устанавливает, что документы в электронной форме должны храниться на территории Латвийской Республики или на территории другого государства-члена Европейского Союза. Поэтому при выборе места хранения документов, например, облачного сервиса, необходимо обратить внимание на то, где облачное решение будет хранить данные вашего бизнеса.

И последнее, но не менее важное: важно иметь качественное офисное оборудование, например, сканер с возможностью двустороннего сканирования и автоматической подачи документов, а также прямого сканирования в зону хранения документов. Для плательщиков авансовых платежей, безусловно, потребуется установка приложений на мобильное устройство для быстрого и простого сканирования чеков, которые отправляются непосредственно в бухгалтерскую программу.

Не следует упускать из виду удобство рабочего места бухгалтера - в этом случае необходимо оценить, достаточно ли количество имеющихся мониторов, чтобы бухгалтер мог легко читать, обрабатывать и сравнивать информацию на разных носителях.

Хотя мы быстро переходим к электронным документам, очевидно, что большинство предприятий сталкиваются и еще некоторое время будут сталкиваться с получением и хранением бумажных документов. Если ваша компания решила хранить все документы исключительно в электронном виде, стоит подумать об удобном и безопасном способе уничтожения бумажных документов, например, приобрести уничтожитель бумаги.

Как организовать?

Руководитель компании несет ответственность за организацию бухгалтерской документации, включая хранение документов. Прежде чем хранить документы в электронном виде, необходимо, чтобы в документах бухгалтерской организации было четко и понятно указано, как и где будут храниться документы, кто будет иметь доступ к документам, кто будет их контролировать, кто будет ответственным лицом. Правильный и соответствующий законодательству комплект документов бухгалтерской организации является одним из важнейших краеугольных камней эффективного бухгалтерского процесса.

Каковы преимущества?

• Получает бухгалтер. Получение или преобразование документов в электронную форму открывает различные возможности для роботизации. Отдельные приложения могут использоваться для считывания части или всех данных из накладной, счета-фактуры или чека, которые импортируются в бухгалтерскую программу, и бухгалтеру остается только проверить, подтвердить и отправить проводки соответствующим образом. Нет необходимости тратить много времени на ручной ввод данных.
• Нет необходимости хранить чеки. Откройте приложение, сфотографируйте, подтвердите и забудьте о том, чтобы передавать ежемесячную кипу чеков своему бухгалтеру.
• Снижаются затраты. Платите меньше бухгалтерам - благодаря цифровизации и автоматизации вы можете сократить расходы на бухгалтеров до половины. Компании может больше не понадобиться столько бухгалтеров. Перейдя только на электронное выставление счетов, компания значительно сэкономит на канцелярских расходах.
• Документы всегда доступны. Все документы всегда доступны как для руководства, так и для сотрудников бухгалтерии. Независимо от того, где вы работаете, возможности удаленной работы становятся еще более реальными, даже для бухгалтеров, которые всегда считались «основным элементом» любого офиса, которые всегда на месте, потому что до сих пор не было возможности взять все файлы с собой домой или в дорогу.
• Проверки Службы государственных доходов (СГД) - проводятся удаленно, если есть возможность предоставить СГД временный доступ для получения данных удаленно.
• Развитие. Цифровая бухгалтерия неизбежно является ближайшим или отдаленным будущим любого бизнеса. Любая умная и интеллектуальная компания выиграет от своевременных и умных процессов.

Где искать помощь?

Руководители предприятий, которые хотят улучшить свои бухгалтерские процессы, должны сначала обратиться к своему бухгалтеру и вместе оценить реалистичные варианты перехода бизнеса на частично или полностью цифровой учет. Первоначально следует оценить все технические возможности, составить анализ приобретений и расходов и, в случае положительного решения, провести оценку технического обеспечения и усовершенствовать бухгалтерскую документацию.

Принять решение о цифровизации бухгалтерских процессов и усовершенствовании бухгалтерских документов в более можно в сотрудничестве с одним из поставщиков бухгалтерских услуг, предлагающих такие услуги.

Бюро бухгалтерского учета и управления финансами - один из поставщиков бухгалтерских услуг, который поможет вам разработать документы по организации бухгалтерского учета и ежедневно будет предоставлять клиентам полностью оцифрованный бухгалтерский учет. Вы можете узнать больше об услугах, предоставляемых компанией бухгалтерского аутсорсинга, на сайте компании www.guf.lv.