Удаленная работа: особенности и компенсация

Как отметил юрист компании “INLAT PLUS international” Олег Колесников, в марте 2020 года Министерство благосостояния обратилось к предпринимателям с предложением ввести для работников удаленный режим работы, обосновав это возможностью экономии средств на содержание персонала, а также необходимостью предотвращения распространения COVID-19. Согласно данным Центрального статистического управления, до объявления чрезвычайной ситуации работали удаленно 19 000 человек, после объявления чрезвычайной ситуации количество работающих удаленно достигло 148 400. Олег Колесников уверен, что и после отмены чрезвычайной ситуации некоторые предприниматели сохранят режим удаленной работы, чтобы снизить расходы на содержание офисных помещений. Между тем у работников, начавших работать дома, возрастают расходы на оплату коммунальных и коммуникационных услуг (электричества, воды, телефона, интернета). Олег Колесников разъясняет особенности удаленной работы и возможности компенсации расходов работников.

Что такое удаленная работа

Удаленная работа – это способ выполнения должностных обязанностей, позволяющий не находиться в служебном помещении и передавать результаты работы работодателю посредством интернета. Автор концепции удаленной работы Джек Ниллес в 1972 году заявил, что нет необходимости содержать офисных работников, так как современные средства связи позволяют общаться дистанционно. Чтобы подтвердить свою идею на практике, Джек Ниллес провел эксперименты в Университете Южной Калифорнии. На основе результатов экспериментов был подготовлен отчет и получено финансирование от Национального научного фонда США. Правительство проявило интерес к реализации идеи удаленной работы, увидев в ней решение актуальных транспортных проблем. Новый способ позволил бы обеспечить работой жителей отдаленных сельских регионов.

С 1 июля 2020 года вступили в силу изменения в Законе об охране труда, к котором дается определение понятия «удаленная работа». Согласно новой редакции закона, удаленная работа – это форма труда, при которой работник может выполнять работу постоянно или регулярно, находясь за пределами предприятия, в частности работу с использованием информационно-коммуникационных технологий. Удаленная работа должна соответствовать трем условиям:

• работа может выполняться в помещениях работодателя или удаленно (например, дома, в общих помещениях, в частных или публичных местах);

• работник может трудиться удаленно на постоянной или регулярной основе;

К удаленной работе не относятся те случаи, когда работник трудится удаленно в чрезвычайной ситуации. В качестве примера можно привести ситуацию, когда на предприятии возникли помехи с доступом в интернет, поэтому работников попросили поработать удаленно дома до устранения помех.

• между работником и работодателем существует письменное соглашение о выполнении удаленной работы.

В понимании закона удаленной работой не считается работа, которая по своему характеру связана с регулярным перемещением, например, с поездками, визитами к клиентам, командировками.

Анализ типового трудового договора

Закон о труде (ЗТ), определяющий правовые отношения между работодателем и работником на основе трудового договора, допускает внесение в трудовой договор изменений по договоренности между работодателем и работником. Это означает, что при необходимости можно договориться о внесении изменений в трудовой договор, чтобы приспособиться к ситуации, вызванной распространением COVID-19. Изменения в трудовом договоре (если они требуются) должны быть добровольными.

В связи с увеличением спроса на консультации по вопросам трудового права юридическое бюро “INLAT PLUS international” предлагает провести анализ типового трудового договора, чтобы дать ясное представление о трудовых отношениях между работником и работодателем в случае удаленной работы.

Следует знать, что нередко трудовой договор является неполным источником информации для сторон. Статья 40 Закона о труде определяет, какую основную информацию должен содержать договор. Трудовые отношения могут регулироваться не только договором, но также правилами трудового распорядка и внутренними распоряжениями.

Разумеется, удаленная работа отличается от работы в служебных помещениях. Тем не менее следует учитывать, что с изменением места выполнения должностных обязанностей условия трудового договора не меняются. Дистанционный работник, как и работающий в офисе, должен приступать к работе в определенное время, быть доступным для работодателя в режиме онлайн, соблюдать правила конфиденциальности, не допускать вмешательства третьих лиц в рабочий процесс. Работодатель имеет право самостоятельно определять, по каким правилам будет организована удаленная работа для его работников. Желательно, чтобы эти правила были закреплены документально. Необходимо учитывать, что своевременное информирование работников о новых правилах поможет обеспечить порядок.

Статья 76 Закона о труде предусматривает, что работодатель должен возмещать расходы работника, связанные с выполнением работы. Дистанционный работник имеет те же права на компенсацию расходов, связанных с выполнением работы, что работающий в офисе. Это касается и расходов, которые могут возникнуть в будущем. Но эти расходы необходимо согласовывать с работодателем. Так, работодатель должен возмещать расходы на ресурсы, используемые для выполнения работы (интернет, электроэнергию). Но расходы на приобретение дорогой офисной мебели не относятся к расходам, требующим компенсации.

К сожалению распространены случаи, когда трудовые отношения не регулируются никакими внутренними правилами и распоряжениями, трудовой договор не определяет конкретные условия, права и обязанности, а содержит лишь ссылки на нормативные акты. В таких случаях целесообразно обратиться за консультацией к юристу. Совет специалиста поможет и при возникновении трудовых споров, которые могут перерасти в судебный процесс. Участие юриста поможет защитить Ваши права и интересы надлежащим образом.

Нормативные акты не содержат конкретных ответов на вопросы, связанные с оформлением трудовых отношений и получением компенсации. Допускается, что расходы работника, который трудится за пределами служебных помещений, могут быть возмещены. Расходы подлежат компенсации, если они соразмерны выполняемой работе. Существуют способы точного расчета размера компенсации и четкая связь между расходами и экономической деятельностью компании. Причины возникновения расходов, основанных на экономической реальности, определены и юридически сформулированы внутри компании.

В подпункте 2 пункта 82 Правил Кабинета министров № 899 "О порядке применения норм закона "О подоходном налоге с населения" определено, что к доходам, освобождаемым от уплаты подоходного налога с населения, относятся предоставленные работодателем блага и выплаты, связанные с расходами работника на выполнение трудовых обязанностей, а также сделанные работодателем платежи, компенсирующие расходы работника, которые согласно Закону о подоходном налоге с предприятий и закону "О подоходном налоге с населения" относятся к расходам работодателя.

В случае, если в связи со спецификой работы работник выполняет работу вне служебного помещения, а предприятие компенсирует расходы работника, которые считаются расходами работодателя, то с этой компенсации не взимаются подоходный налог с населения (ПНН) и обязательные взносы государственного социального страхования (ОВГСС).

Таким образом, платежи, компенсирующие расходы работника, связанные с выполнением работы, не облагаются налогами, так как считаются расходами на хозяйственную деятельность предприятия. Эти расходы не подлежат включению в подаваемое в СГД сообщение предприятия о выплатах физическим лицам, а также другому декларированию в СГД.

Еще раз обращаем Ваше внимание на то, что предприятие должно четко обосновать эти расходы, их размеры, а также их связь с экономической деятельностью предприятия.

Размер расходов, подлежащих компенсации, можно обосновать следующими аргументами:

• Параметры рабочего места определены в соглашении о безвозмездном использовании (определяется используемая часть собственности в отношении ко всей собственности);
• Размер компенсации расходов пропорционален размеру используемой части собственности и интенсивности ее использования. Например, если в безвозмездное использование передано 10% всей собственности, то размер компенсации не может превышать 10% общего размера коммунальных платежей.

Следует отметить также, что со временем наибольшая часть работников пожелает вернуться в офисы, так как человек – социальное существо. Для многих работа в офисе и общение с коллегами имеют не меньшее значение, чем зарплата. Работа в офисе дает возможность встречаться с интересными людьми, стимулирует энергию, вызывает положительные эмоции. Уединенность может радовать только неисправимых интровертов, но для большинства людей пребывание в офисе – это важное социальное взаимодействие.

“INLAT PLUS international” оказывает профессиональные юридические услуги также дистанционно с помощью приложений Viber, Skype и Whatsapp, а также предоставляет бесплатные консультации.