Pilnībā digitalizēta grāmatvedība – sapnis vai mūsdienu realitāte?

2022. gada janvārī spēkā stājās jaunais “Grāmatvedības likums”, kas aizstāja gandrīz pirms 30 gadiem pieņemto likumu “Par grāmatvedību”. Protams, ar jaunā likuma stāšanos spēkā nemainās grāmatvedības kārtošanas pamatprincipi un prasības – joprojām grāmatvedībā ir jāatspoguļo katrs darījums, kas rada izmaiņas mantas stāvoklī un lai kompetenta trešā persona varētu gūt skaidru priekšstatu par katru darījumu. Līdz ar jaunā likuma stāšanos spēkā, ir virkne iespēju, kā ikviena uzņēmuma darbību var efektivizēt, izmantojot digitālos rīkus un ieguldot nelielus līdzekļus procesu sakārtošanā, kas ilgtermiņā nesīs paliekošu labumu.

Ar ko sākt grāmatvedības digitalizēšanu?­­­­­

Lai uzņēmums grāmatvedību varētu organizēt pilnībā digitāli, vispirms ir jāsakārto digitālā vide, kurā tiks glabāti dati. Likums nosaka, ka dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas Republikas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā. Tātad, izvēloties dokumentu glabāšanas vietu, piemēram, mākoņpakalpojumu, jāpievērš uzmanība tam, kurā vietā šis mākoņrisinājums glabās uzņēmuma datus.

Ne mazāk svarīgi ir nodrošināties ar kvalitatīvu biroja tehniku, piemēram, ar skeneri, kam ir divpusēja skenēšanas iespēja un automātiska dokumentu padeve, kā arī skenēšanas iespēja pa tiešo uz dokumentu glabāšanas vietu. Avansa norēķinu personām noteikti būtu nepieciešams instalēt aplikācijas mobilajā lietotnē, lai ātri un ērti ieskenētu čekus, kas pa tiešo tiek nosūtīti uz grāmatvedības programmu.

Nevajadzētu aizmirst arī par grāmatveža darba vietas ērtumu – šajā gadījumā būtu nepieciešams izvērtēt, vai esošais monitoru skaits ir pietiekams, lai grāmatvedis spētu ērti nolasīt, apstrādāt un salīdzināt informāciju dažādos informācijas nesējos­­.

Lai gan straujiem soļiem virzāmies uz elektroniskajiem dokumentiem, ir skaidrs, ka lielākajai daļai uzņēmumu vēl kādu laiku ir un būs jāsaskaras ar papīra dokumentu saņemšanu un uzglabāšanu. Ja uzņēmums ir pieņēmis lēmumu, ka visi dokumenti tiks uzglabāti tikai un vienīgi elektroniskajā formā, ir vērts padomāt par ērtu un drošu papīra veida dokumentu iznīcināšanu, piemēram, iegādājoties papīra smalcinātāju.

Kā organizēt grāmatvedību?

Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanu, tai skaitā, par dokumentu uzglabāšanu. Pirms dokumentu uzglabāšanas elektroniskā formā, grāmatvedības organizācijas dokumentos noteikti ir skaidri un saprotami jānorāda, kā un kur tiks glabāti dokumenti, kam būs piekļuve dokumentem, kas to kontrolēs, jānosaka atbildīgās personas. Pareiza un likumdošanai atbilstoši izstrādāta grāmatvedības organizācijas dokumentu pakete ir viens no svarīgākajiem stūrakmeņiem efektīva grāmatvedības procesa organizācijai.

Kādi ir ieguvumi?

• Iegūst grāmatvedis. Saņemot vai pārveidojot dokumentus elektroniskā formā, paveras dažādas robotizācijas iespējas. Ar atsevišķu lietotņu palīdzību ir iespējams daļēji vai pilnībā nolasīt pavadzīmes, rēķina vai čeka datus, kas importējas grāmatvedības programmā un grāmatvedim atliek vien pārbaudīt, apstiprināt un attiecīgi veikt grāmatojumus. Nav nepieciešams veltīt tik daudz laika manuālai datu ievadei.
• Nav jāglabā čeki. Atver aplikāciju, nofotogrāfē, apstiprini un aizmirsti par ikmēneša čeku kaudzes nodošanu grāmatvedim.
• Samazinās izmaksas. Maksā mazāk par grāmatvežu darbu – līdz ar procesu digitalizāciju un automatizāciju, grāmatvežu izmaksas vari samazināt pat uz pusi. Iespējams, uzņēmumam vairs nebūs nepieciešams tik liels grāmatvežu skaits. Pārejot uz rēķinu izrakstīšanu tikai elektroniskā formā, uzņēmums būtiski ietaupīs izdevumus par kancelejas precēm.
• Dokumenti ir vienmēr pieejami. Gan uzņēmuma vadībai, gan grāmatvedībā iesaistītām personām visi dokumenti ir vienmēr pieejami. Nav svarīgi, no kuras vietas veic savu darbu – attālinātā darba iespējas paliek vēl reālākas pat grāmatvežiem, kas vienmēr tikuši uzskatīti par jebkura ofisa “pamatelementu”, kas vienmēr ir uz vietas, jo līdz šim nebija iespēja paņemt visas mapes līdzi uz mājām vai izbraucienu.
• Valsts ieņēmumu dienesta (VID) pārbaudes – tiek veiktas attālināti, ja ir iespējams piešķirt VID īslaicīgu piekļuvi datu ieguvei attālināti.
• Attīstība. Digitāla grāmatvedība neizbēgami ir katra uzņēmuma tuvāka vai tālāka nākotne. Laicīgi un gudri sakārtojot procesus, iegūs jebkurš gudri domājošs uzņēmums.

Kur meklēt palīdzību?

Uzņēmumu vadītājiem, kas vēlas uzlabot grāmatvedības organizācijas procesus, pirmkārt, jāvēršas pie sava grāmatveža un kopīgi jāizvērtē uzņēmuma reālās iespējas pāriet uz daļēji vai pilnībā digitalizētu grāmatvedību. Sākotnēji ir jāizvērtē visas tehniskās iespējas, jāsastāda ieguvumu un izmaksu analīze un pozitīva lēmuma gadījumā jāķeras klāt tehniskā nodrošinājuma izvērtēšanai un grāmatvedības organizācijas dokumentu pilnveidošanai.

Pieņemt lēmumu par grāmatvedības procesu digitalizāciju un grāmatvedības dokumentu pilnveidošanu vieglāku var padarīt sadarbība ar kādu no grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kas sniedz šādus pakalpojumus.

Kā viens no grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kas palīdz izstrādāt grāmatvedības organizācijas dokumentus, kā arī ikdienā klientiem nodrošina pilnībā digitalizētu grāmatvedību ir Grāmatvedības un finanšu vadības birojs. Ar grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmuma sniegtajiem pakalpojumiem variet iepazīties uzņēmuma mājaslapā https://www.guf.lv.