Как обеспечить эффективную защиту данных, содержащихся в бумажных документах?

В течение последних двух лет, с момента вступления в силу GDPR (Общего регламента по защите данных), много говорится о необходимости защиты электронных данных. Мы даем разрешение использовать наши персональные данные в той или иной базе данных, подтверждаем свое согласие нажатием кнопки или подписью. Но задумывались ли мы о том, как защитить конфиденциальные данные на бумажных документах, получаемых нами от различных учреждений. Каков их дальнейший путь после того, как мы выбрасываем их в мусорник или передаем для переработке сторонней фирме? Упомянутый регламент касается также тех данных, которые содержатся в бумажных документах. Поэтому ранее допустимая практика – выброс в мусорник документов, содержащих конфиденциальную информацию, – стала весьма рискованной и грозит последствиями, за которые, возможно, придется отвечать перед законом. Это достаточно веская причина для того, чтобы любая компания приобрела для своего офиса уничтожитель бумаг (шредер).

Наказание за утечку информации может быть суровым, поэтому компания должна позаботиться не только о приобретении шредера, необратимо измельчающего документы на физических носителях, но также о внутренней дисциплине, ответственности работников. Ведь с каждым работником связан так называемый человеческий фактор и своя культура работы.

Чтобы компания могла предотвратить проблемы, которые могут негативно повлиять не только на финансовое положение, но и на репутацию компании, следует ввести строгие правила внутреннего распорядка. Предлагаем некоторые рекомендации, которые помогут сформировать ответственное отношение работников к процессу уничтожения бумажных документов.

1. Желательно поместить в офисе табличку с указанием: Бумажные документы в мусорники не бросать! В конце рабочего дня необходимо все ненужные распечатки измельчить в уничтожителе для бумаг! Эти требования необходимо включить в правила внутреннего распорядка, которые должен подписать каждый сотрудник. Табличка в офисе будет служить напоминанием.

2. Установите ежедневное правило: после окончания рабочего дня привести в порядок рабочий стол, освободив его от всех документов. Это требование заставит не накапливать лишние распечатки, не оставлять их на столе, приучит к повседневной дисциплине. Строгий внутренний распорядок станет для работников потребностью и поможет избежать влияния личных привычек.

3. Установите шредер в доступном и удобном месте. В большом офисе, безусловно, следует разместить несколько шредеров, чтобы для уничтожения документов работникам не приходилось отправляться на другой этаж. Подобные усилия, конечно, не мотивируют их на повседневное соблюдение правил. Но если шредер всегда будет поблизости (по пути), то у работников постепенно сформируется определенный ритуал, завершающий рабочий день, – выключение компьютера, уборка стола, выключение освещения и уничтожение в шредере ненужных документов по пути к выходу.

4. Выбирайте для своего офиса качественные шредеры, уничтожающие документы быстро и эффективно. При выборе следует учитывать два основных условия. Во-первых, шредер должен справляться с большим объемом документов. Во-вторых, стоит приобрести по крайней мере один высококачественный шредер, способный измельчать не только бумагу, но и оптические носители данных (CD, DVD и др.), магнитные носители данных (кредитные карты, дискеты и др.), электронные носители данных (карты памяти, карты с чипами и т.д.), микроносители (фотопленка, микрофильм), а также и электронная память в виде электронных карт, SSD для смартфонов и планшетов.